Termos de Uso — OmniFiles

Última atualização: [DD/MM/AAAA] Versão: 1.0

Documento elaborado com base no funcionamento real da plataforma OmniFiles. Campos entre colchetes ([ ]) devem ser preenchidos pela empresa controladora antes da publicação.

Índice

1. Objeto
2. Definições
3. Aceitação dos Termos
4. Cadastro e Contas
5. Responsabilidade do Usuário
6. Responsabilidade da Plataforma
7. Limitações de Responsabilidade
8. Uso Aceitável e Uso Proibido
9. Propriedade Intelectual e Licença de Uso
10. Upload de Documentos e Responsabilidade sobre Conteúdo
11. Uso da Inteligência Artificial
12. Disponibilidade do Serviço
13. Suspensão e Encerramento de Contas
14. Planos, Cobrança e Pagamentos
15. Limites por Plano
16. Backup e Exclusão de Dados
17. Compliance com a LGPD
18. Alteração dos Termos
19. Lei Aplicável e Foro Competente

1. Objeto

Estes Termos de Uso ("Termos") regulam a utilização da plataforma OmniFiles, um software como serviço (SaaS) de gestão inteligente de documentos que permite a empresas contratantes armazenar, organizar, processar e consultar documentos, incluindo funcionalidades de busca semântica e chat conversacional baseado em inteligência artificial sobre o conteúdo dos documentos enviados.

O serviço é fornecido por [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], CNPJ [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO], doravante "OmniFiles", "nós" ou "Plataforma".

2. Definições

3. Aceitação dos Termos

O acesso ou uso da Plataforma, por qualquer meio, implica na aceitação integral e irrestrita destes Termos e da Política de Privacidade. Caso o usuário não concorde com qualquer disposição aqui prevista, deverá se abster de utilizar o OmniFiles.

Quando o cadastro for realizado por um Administrador em nome de uma Empresa, presume-se que este possui poderes para vincular a Empresa contratualmente ao OmniFiles.

4. Cadastro e Contas

4.1 Formas de criação de conta

O acesso à Plataforma ocorre por dois meios:

1. Contratação direta: o responsável pela Empresa realiza o checkout do plano desejado, fornecendo dados cadastrais, de contato e de pagamento, recebendo um link de ativação por e-mail para definir sua senha inicial (válido por prazo limitado);
2. Convite interno: um Administrador da Empresa já cadastrado cria novos membros da equipe, definindo nome, e-mail e papel de acesso.

4.2 Veracidade das informações

O usuário compromete-se a fornecer informações verdadeiras, completas e atualizadas no momento do cadastro, sendo o único responsável por eventuais prejuízos decorrentes de informações falsas, incompletas ou desatualizadas.

4.3 Segurança das credenciais

O usuário é responsável por manter a confidencialidade de sua senha e por todas as atividades realizadas em sua conta. O OmniFiles recomenda o uso de senhas fortes e não compartilhamento de credenciais entre usuários. Qualquer suspeita de uso não autorizado da conta deve ser comunicada imediatamente ao suporte.

4.4 Papéis de acesso

A Plataforma disponibiliza diferentes níveis de permissão (Administrador, Editor, Visualizador), cabendo à Empresa a correta atribuição de papéis a seus usuários e a gestão de quem tem acesso a quais funcionalidades e documentos.

5. Responsabilidade do Usuário

O usuário e a Empresa contratante se responsabilizam por:

• Todo o conteúdo enviado, armazenado ou gerado através da conta, incluindo documentos, mensagens e dados neles contidos;
• Garantir que possuem os direitos necessários (autorais, de propriedade, de tratamento de dados pessoais de terceiros) sobre os documentos enviados à Plataforma;
• Utilizar a Plataforma em conformidade com a legislação aplicável, incluindo a LGPD, direitos autorais, sigilo profissional e demais normas setoriais eventualmente aplicáveis à sua atividade;
• Gerenciar corretamente os papéis de acesso de seus usuários internos, incluindo desativação de membros que deixem a Empresa;
• Verificar a exatidão das informações extraídas ou geradas por IA antes de utilizá-las para qualquer finalidade decisória, jurídica, contábil ou financeira;
• Manter cópias próprias de documentos críticos, não dependendo exclusivamente da Plataforma como repositório único.

6. Responsabilidade da Plataforma

O OmniFiles se compromete a:

• Disponibilizar a Plataforma com os recursos descritos conforme o plano contratado;
• Adotar medidas técnicas de segurança da informação razoáveis, incluindo criptografia do conteúdo textual de documentos processados (AES-256-GCM) e controles de isolamento entre Empresas (arquitetura multi-tenant);
• Processar os dados da Empresa exclusivamente para as finalidades relacionadas à prestação do serviço contratado, na qualidade de Operador de dados, conforme detalhado na Política de Privacidade;
• Comunicar incidentes de segurança relevantes, nos termos da legislação aplicável;
• Prestar suporte técnico conforme os canais e prazos vigentes, comunicados na própria Plataforma.

7. Limitações de Responsabilidade

7.1. O OmniFiles é fornecido "como está" ("as is"), sem garantias de que estará livre de erros, interrupções ou de que atenderá a expectativas específicas de uso não previamente pactuadas por escrito.

7.2. O OmniFiles não se responsabiliza por:

• Precisão, completude ou adequação de respostas geradas por recursos de Inteligência Artificial, que podem conter erros, interpretações equivocadas ou informações incorretas ("alucinações"), conforme detalhado na Seção 11;
• Conteúdo dos documentos enviados pelos usuários, incluindo eventual violação de direitos de terceiros, dados pessoais inseridos sem base legal adequada, ou conteúdo ilícito;
• Danos indiretos, lucros cessantes, perda de dados por culpa exclusiva do usuário (ex.: exclusão indevida por administrador da própria Empresa) ou decisões tomadas com base em respostas de IA sem a devida verificação humana;
• Indisponibilidades decorrentes de caso fortuito, força maior, falhas de conectividade do usuário, ou indisponibilidade de provedores terceiros integrados (ex.: provedor de IA, provedor de nuvem, gateway de pagamento).

7.3. Nada nestes Termos exclui ou limita responsabilidades que não possam ser legalmente excluídas ou limitadas, incluindo em casos de dolo ou culpa grave do OmniFiles.

8. Uso Aceitável e Uso Proibido

8.1 Uso aceitável

A Plataforma deve ser utilizada exclusivamente para fins lícitos de gestão, organização, processamento e consulta de documentos da Empresa contratante e de sua própria operação, dentro dos limites do plano contratado.

8.2 Uso proibido

É expressamente proibido:

• Utilizar a Plataforma para armazenar, distribuir ou processar conteúdo ilícito, difamatório, discriminatório, ou que viole direitos de propriedade intelectual de terceiros;
• Tentar acessar, sem autorização, dados de outras Empresas ou contas (incluindo tentativas de burlar o isolamento multi-tenant);
• Realizar engenharia reversa, descompilar ou tentar extrair o código-fonte da Plataforma;
• Utilizar robôs, scrapers ou automações não autorizadas para extrair dados em massa da Plataforma fora dos recursos nativamente oferecidos;
• Sobrecarregar deliberadamente a infraestrutura da Plataforma (ex.: ataques de negação de serviço);
• Compartilhar credenciais de acesso entre pessoas distintas, driblando os limites de usuários do plano contratado;
• Utilizar os recursos de IA para gerar, processar ou disseminar conteúdo ilegal, ou para fins que violem os termos de uso do provedor de IA integrado;
• Fazer uso da Plataforma de qualquer forma que viole a legislação aplicável, incluindo a LGPD.

O descumprimento destas regras pode resultar em suspensão ou encerramento da conta, nos termos da Seção 13, sem prejuízo de outras medidas cabíveis.

9. Propriedade Intelectual e Licença de Uso

9.1. A marca, o logo, o código-fonte, o design e demais elementos da Plataforma OmniFiles são de propriedade exclusiva de [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA] ou de seus licenciadores, protegidos pela legislação de propriedade intelectual e direitos autorais aplicável.

9.2. É concedida ao usuário uma licença limitada, não exclusiva, intransferível e revogável de uso da Plataforma, exclusivamente durante a vigência da assinatura contratada, para os fins previstos nestes Termos.

9.3. Fica vedada qualquer reprodução, distribuição, modificação ou exploração comercial da Plataforma ou de seus componentes sem autorização expressa e por escrito.

9.4. Documentos e conteúdos enviados pelo usuário permanecem de propriedade exclusiva da Empresa contratante e/ou de seus autores originais. O OmniFiles não reivindica qualquer direito de propriedade sobre o conteúdo enviado, limitando-se a processá-lo estritamente para viabilizar as funcionalidades contratadas (armazenamento, indexação, busca e respostas de IA).

10. Upload de Documentos e Responsabilidade sobre Conteúdo

10.1. A Plataforma aceita upload de arquivos nos formatos PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, CSV, JPG, JPEG, PNG e GIF, observado o limite de tamanho por arquivo definido pelo plano contratado.

10.2. Nem todos os formatos aceitos têm seu conteúdo textual processado por IA. Atualmente, apenas os formatos PDF, TXT, CSV, XLS, XLSX e imagens/PDFs processados via reconhecimento óptico de caracteres (OCR) têm seu texto extraído, indexado e disponibilizado para busca semântica e respostas de chat. Os demais formatos (DOC, DOCX, PPT, PPTX, GIF) são armazenados, mas seu conteúdo não é atualmente extraído nem processado por IA.

10.3. O usuário é o único responsável pela legalidade, veracidade e adequação do conteúdo dos documentos enviados, isentando o OmniFiles de qualquer responsabilidade decorrente de:

• Conteúdo protegido por direitos autorais de terceiros enviado sem autorização;
• Dados pessoais de terceiros inseridos em documentos sem base legal adequada nos termos da LGPD;
• Informações sigilosas, confidenciais ou protegidas por segredo profissional enviadas sem os devidos cuidados.

10.4. A Plataforma não realiza varredura de antivírus ou verificação de malware sobre os arquivos enviados. A Empresa contratante deve adotar suas próprias medidas de verificação antes do upload de arquivos de origem não confiável.

10.5. Documentos enviados poderão ser compartilhados internamente entre usuários da mesma Empresa, conforme configuração de permissões realizada pelos próprios usuários autorizados. Não há recurso de compartilhamento com terceiros externos à Empresa nem geração de links públicos.

11. Uso da Inteligência Artificial

11.1. A Plataforma utiliza modelos de linguagem de terceiros (atualmente, OpenAI) para gerar embeddings (busca semântica), respostas conversacionais e, quando contratado o respectivo add-on, classificação automática e extração de metadados de documentos.

11.2. O usuário reconhece e aceita que:

• Respostas geradas por IA são produzidas por inferência estatística e podem conter erros, imprecisões ou informações inventadas ("alucinações"), não devendo ser utilizadas como única fonte para decisões jurídicas, financeiras, contábeis, regulatórias ou de qualquer natureza crítica sem verificação humana;
• A extração automática de metadados (datas, valores, partes envolvidas, CPF/CNPJ, resumos) está sujeita a erros e deve ser conferida antes de uso;
• Trechos de documentos, perguntas do chat e histórico de conversa são transmitidos a provedores externos de IA para processamento, conforme descrito na Política de Privacidade;
• O consumo de créditos referentes ao uso de IA (indexação e consultas de chat) é debitado automaticamente da cota mensal do plano contratado, podendo ser complementado por meio de recarga avulsa de créditos, quando disponível.

11.3. O OmniFiles não garante disponibilidade contínua ou desempenho específico dos modelos de IA de terceiros integrados, estando sujeito à disponibilidade e políticas desses provedores externos.

12. Disponibilidade do Serviço

12.1. O OmniFiles envida esforços comercialmente razoáveis para manter a Plataforma disponível de forma contínua, podendo, no entanto, realizar interrupções programadas para manutenção, mediante aviso prévio quando possível, bem como estar sujeito a indisponibilidades não programadas decorrentes de falhas técnicas próprias ou de provedores terceiros integrados (nuvem, IA, pagamento).

12.2. SLA (Acordo de Nível de Serviço): [definir percentual de disponibilidade mensal comprometido, caso a Empresa e o OmniFiles tenham pactuado SLA específico em contrato individual; na ausência de SLA formalmente pactuado, aplica-se apenas o compromisso de melhores esforços descrito no item 12.1].

13. Suspensão e Encerramento de Contas

13.1 Suspensão por inadimplência

Em caso de atraso no pagamento da assinatura, o acesso da Empresa às funcionalidades da Plataforma é automaticamente restringido, permanecendo acessíveis apenas as telas de assinatura/cobrança, perfil e encerramento de sessão, até a regularização do pagamento.

13.2 Suspensão por violação dos Termos

O OmniFiles poderá suspender ou encerrar, a seu critério e mediante notificação prévia quando viável, contas que violem o uso proibido descrito na Seção 8, sem prejuízo de outras medidas legais cabíveis.

13.3 Encerramento pelo próprio usuário/Empresa

A Empresa pode solicitar o cancelamento de sua assinatura e o encerramento de sua conta a qualquer momento, através dos canais indicados na Plataforma ou pelo contato de suporte, observadas as condições de cobrança e reembolso descritas na Seção 14.

13.4 Consequências do encerramento

Encerrada a conta, o acesso à Plataforma é imediatamente suspenso. Os dados e documentos armazenados poderão ser retidos por prazo limitado após o cancelamento (conforme descrito na Política de Privacidade, Seção 8), findo o qual serão excluídos definitivamente, ressalvadas obrigações legais de retenção.

14. Planos, Cobrança e Pagamentos

14.1 Planos disponíveis

O OmniFiles oferece planos com diferentes limites de armazenamento, número de documentos, número de usuários e créditos mensais de IA, cujos detalhes e valores vigentes estão disponíveis na página de contratação da Plataforma.

14.2 Processamento de pagamento

Os pagamentos são processados por meio de parceiro de pagamentos (Asaas), incluindo cobrança recorrente via cartão de crédito e recarga avulsa de créditos via Pix. Os dados de cartão de crédito são transmitidos diretamente ao gateway de pagamento e não ficam armazenados nos servidores do OmniFiles.

14.3 Renovação automática

As assinaturas são renovadas automaticamente ao final de cada ciclo de cobrança (mensal ou conforme periodicidade contratada), sendo o valor vigente debitado no meio de pagamento cadastrado, salvo cancelamento prévio pela Empresa.

14.4 Reembolso

[Definir política de reembolso da empresa — ex.: reembolso proporcional em caso de cancelamento dentro de X dias, ausência de reembolso para períodos já iniciados, tratamento de eventual direito de arrependimento previsto no art. 49 do Código de Defesa do Consumidor quando aplicável a contratações via internet].

14.5 Alteração de preços

O OmniFiles poderá reajustar os valores dos planos, mediante comunicação prévia à Empresa com antecedência mínima de [PRAZO — ex.: 30 dias], aplicando-se o novo valor a partir do ciclo de cobrança subsequente à comunicação.

14.6 Créditos e consumo de IA

Cada plano inclui uma cota mensal de créditos, consumidos a cada operação de processamento de IA (indexação de páginas de documentos e consultas realizadas via chat). Esgotada a cota mensal, a Empresa poderá adquirir créditos adicionais avulsos via Pix, conforme pacotes disponíveis na Plataforma, ou aguardar a renovação da cota no próximo ciclo.

14.7 Add-ons

A Plataforma permite a contratação de recursos adicionais ("add-ons") além do plano base, incluindo, atualmente, a possibilidade de adicionar usuários extras além do limite do plano contratado, cobrados por assento adicional conforme valores vigentes na Plataforma. Usuários com papel de "Visualizador" não são computados para fins de cobrança de assento adicional. Outros add-ons poderão ser disponibilizados futuramente, com cobrança específica informada previamente à contratação.

14.8 Limite de usuários

Cada plano possui um número máximo de usuários incluído. Ao adicionar usuários além desse limite (considerando apenas papéis com permissão de edição/administração), a cobrança do assento extra é aplicada automaticamente, conforme add-on correspondente ao plano contratado.

15. Limites por Plano

Cada plano contratado define, entre outros, os seguintes limites, disponíveis para consulta na página de planos e na área de configuração da conta:

• Tamanho máximo de arquivo por upload;
• Número máximo de documentos armazenados;
• Número máximo de usuários (com possibilidade de expansão via add-on de usuário extra);
• Cota mensal de créditos para processamento de IA (indexação e consultas de chat);
• Limite de tokens de contexto por conversa de chat.

O uso da Plataforma além dos limites contratados poderá ser bloqueado até a contratação de um plano superior, add-on aplicável, ou recarga de créditos, conforme o recurso.

16. Backup e Exclusão de Dados

16.1. A Plataforma não oferece, atualmente, uma funcionalidade própria de backup automatizado acessível ao usuário para exportação e restauração independente de seus documentos. A Empresa contratante é responsável por manter cópias próprias de documentos críticos enviados à Plataforma.

16.2. O encerramento da conta ou da assinatura acarreta a exclusão dos dados e documentos armazenados após o prazo de retenção aplicável, descrito na Política de Privacidade, não sendo possível a recuperação de dados após esse prazo.

17. Compliance com a LGPD

O OmniFiles atua, quanto aos dados pessoais de usuários e de terceiros eventualmente contidos em documentos enviados pela Empresa, na qualidade de Operador de Dados, processando-os exclusivamente conforme as instruções e finalidades definidas pela Empresa Controladora, nos termos da Política de Privacidade e da legislação aplicável (Lei nº 13.709/2018).

A Empresa contratante, na qualidade de Controladora dos dados pessoais de terceiros porventura contidos nos documentos que envia à Plataforma, é responsável por garantir que possui base legal adequada para o tratamento desses dados, isentando o OmniFiles de responsabilidade por eventual ausência dessa base legal.

18. Alteração dos Termos

Estes Termos poderão ser atualizados periodicamente para refletir mudanças na Plataforma, em suas funcionalidades ou em exigências legais. Alterações relevantes serão comunicadas com antecedência razoável, por e-mail e/ou aviso na Plataforma. O uso continuado do OmniFiles após a entrada em vigor das alterações constitui aceitação dos novos Termos. Caso o usuário não concorde com as alterações, poderá solicitar o encerramento de sua conta antes da entrada em vigor das novas condições.

19. Lei Aplicável e Foro Competente

Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil. Fica eleito o foro da Comarca de [CIDADE/COMARCA], Estado de [UF], para dirimir quaisquer controvérsias decorrentes destes Termos, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, ressalvado o foro do domicílio do consumidor, quando aplicável nos termos do Código de Defesa do Consumidor.

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